Các Hình Thức họp truyền thống ngày càng không thể đáp ứng nhu cầu của các cuộc họp đương đại. Các vấn đề như gặp gỡ nhiều người, tài liệu họp phức tạp và ra quyết định cuộc họp không hiệu quả đã trở thành vấn đề phổ biến của các cuộc họp truyền thống. Nếu sự mới lạ của các hội nghị không cần giấy tờ trong Quá Khứ chỉ có thể được sử dụng làm vật trang trí bởi những người không biết cách sử dụng chúng, thì hiện tạiHệ thống hội nghị không giấyĐã là "thần dược" cho các hội nghị.
Phòng họp không giấy tờ là một chế độ họp hoàn toàn mới đã trở nên phổ biến trong ngành công nghiệp trong những năm gần đây. Có rất nhiều công ty hệ thống hội nghị không cần giấy tờ xuất sắc. Chúng tích hợp nhiều công nghệ truyền thông thông minh, công nghệ âm thanh, công nghệ video và công nghệ phần mềm vào tất cả các khía cạnh của hội nghị trước, trong và sau hội nghị. Thông qua việc trao đổi tệp điện tử, cuộc họp sẽ mang đến cho người dùng một nền tảng hội nghị cực kỳ tiện lợi và hiệu quả, đồng thời mang đến trải nghiệm hội nghị mới. Hệ thống hội nghị không cần giấy tờ không chỉ đơn thuần là thực hiện các hội nghị không cần giấy tờ. Nó cũng cần đáp ứng các chức năng tương tác miễn phí và kết nối các tín hiệu khác nhau trong các phòng hội nghị đa chức năng theo nghĩa truyền thống.
Những thiếu sót khác nhau của hội nghị truyền thống đã gây đau đầu cho nhân viên hội nghị và người tham gia: Chuẩn bị hội nghị tốn nhiều thời gian và công sức, và nó không thân thiện với môi trường. Giấy được sử dụng trong mỗi cuộc họp gây ra nhiều lãng phí tài nguyên và ô nhiễm môi trường; tính linh hoạt kém và khi có các cuộc họp tạm thời hoặc các cuộc họp khẩn cấp, hoặc khi có sự thay đổi về nhân sự, họ thường không được chuẩn bị đầy đủ, vội vàng, Và thậm Chí thỉnh thoảng có thẻ tên viết tay; các công cụ hiển thị khác nhau rất cồng kềnh và cồng kềnh, chẳng hạn như sổ ghi chép, máy chiếu, bảng trắng, giấy, bút, con trỏ laser,Bảng tên điện tử. .. Phải mất nửa ngày để phân loại các mặt hàng lớn nhỏ, dài hạn và ngắn hạn cho mỗi cuộc họp; tính bảo mật của cuộc họp là kém, và rất khó để phá hủy thông tin bí mật cuộc họp truyền thống kịp thời sau khi in, tính bảo mật của cuộc họp cũng khó đảm bảo, Và hệ thống hội nghị không cần giấy tờ có thể thiết lập chế độ họp bí mật, các tài liệu trong cuộc họp bí mật không thể được sao chép và dấu vân tay của những người tham gia có thể đăng nhập để đảm bảo tính bảo mật của cuộc họp; hiệu quả chia sẻ của tài liệu cuộc họp truyền thống rất kém, đó là máy chiếu, máy tính xách tay phòng hội nghị truyền thống, V. v... không thể đáp ứng các hình thức tài liệu cuộc họp ngày càng đa dạng và việc chia sẻ tài liệu kém, vì vậy không thể đảm bảo rằng người tham gia có thể nhận được thông tin chính xác. Việc ra quyết định tại cuộc họp không hiệu quả. Cuộc họp luôn thảo luận và thảo luận... Nhưng Luôn luôn khó để đưa ra kết luận. Giơ tay, đếm và ghi âm khi bỏ phiếu, và thậm Chí đếm ghi chú khi bỏ phiếu ẩn danh. Đây không phải là nghiêm trọng Chức năng bỏ phiếu của cuộc họp thông minh không cần giấy tờ có thể thiết lập các tùy chọn bỏ phiếu trước, và cũng có thể tăng bỏ phiếu tạm thời. Nó có thể được ẩn danh và đăng ký, và hiệu quả ra quyết định cao. Nó cũng có thể phân tích loại vé tại chỗ.
Hệ thống hội nghị không giấy là một phần của hệ thống tương tác hội nghị không giấy, sử dụng công nghệ truyền thông hiện đại, công nghệ âm thanh, công nghệ video, và công nghệ phần mềm để hiện thực hóa hội nghị không cần giấy tờ thông qua trao đổi tệp điện tử. Các tính năng của nó là truyền tệp được nối mạng, hiển thị tệp điện tử, chỉnh sửa tệp thông minh và đầu vào và đầu ra tệp có thể điều khiển. Một tính năng cơ bản của hệ thống hội nghị không cần giấy tờ là phòng hội nghị được trang bị màn hình lớn để hiển thị video công cộng và màn hình chỗ ngồi được điều khiển và sử dụng riêng bởi mỗi ghế. Khi chọn Màn hình ghế hoặc màn hình không đồng bộ, thiết bị đầu cuối thông minh được vận hành bởi chính những người tham gia, tại thời điểm này, thiết bị đầu cuối thông minh giống như một máy tính tiêu chuẩn độc lập, và mỗi người tham gia có thể chuyển đổi độc lập giữa màn hình đồng bộ hoặc hiển thị tín hiệu công cộng không đồng bộ bằng một phím.
Các thiết bị được bao phủ bởi hệ thống hội nghị không cần giấy tờ bao gồm hệ thống âm thanh, hệ thống video, hệ thống hội nghị đám mây, phần mềm tương tác hội nghị không cần giấy tờ, hệ thống phần mềm cung cấp dịch vụ hội nghị và hỗ trợ hội nghị, và hệ thống nâng hoặc lật màn hình cho mỗi ghế. Hệ thống chiếu hiển thị hoặc SMàn hình ứng dụng, ngoài công tắc mạng, hệ thống điều khiển trung tâm, đầu DVD và ma trận video cũng là những thiết bị thường cần được cấu hình trong phòng hội nghị.
Một hệ thống hội nghị không cần giấy tờ trước tiên phải là một hệ thống hội nghị thông minh. Sự thông minh ở đây không chỉ để đạt được sự quản lý và kiểm soát thông minh các thiết bị được sử dụng trong phòng hội nghị, mà còn cung cấp các công cụ và dịch vụ thông minh cho quy trình hội nghị, và quan trọng hơn, để có thể nhận ra sự thông minh của quy trình hội nghị, Phương pháp sử dụng, Và thậm Chí truy xuất dữ liệu và thay đổi quyết định hội nghị. Đồng thời,Thiết bị họp hội nghịPhải thích ứng và tương thích với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin, số lượng sản phẩm Phần mềm áp đảo, và việc Ra Quyết Định thông minh được đề xuất bởi sự phát triển bùng nổ của dữ liệu nền và tài nguyên thông tin do sự xuất hiện của Internet, điện toán đám mây và dữ liệu lớn.
Tập trung vào các đầu nối màn hình cảm ứng LCD (màn hình cảm ứng LCD, bảng hội nghị, v. v.), nó tích hợp video độ phân giải cao và các chức năng giao tiếp thống nhất, chức năng chia sẻ tương tác đa màn hình thông minh, điều khiển trung tâm phòng hội nghị thông minh, hệ thống thu nhận âm thanh và video và tăng cường âm thanh, v. v., để tạo thành trải nghiệm hội nghị thông minh "Định hướng con người". Nó tích hợp các chức năng hội nghị trên thiết bị đầu cuối hiển thị thông minh ở mức độ lớn nhất (Đăng nhập video, dịch vụ cuộc gọi, Đấu Thầu và bỏ phiếu, gửi và nhận tin nhắn SMS, xem tài liệu không đồng bộ, tài liệu hội nghị hiển thị đồng bộ và chú thích viết tay, video theo yêu cầu hoặc phát sóng trực tiếp, duyệt Internet, bài phát biểu hội nghị, v. v.) Và cung cấp cho người dùng Giao diện tương tác giữa người và máy tính tự nhiên nhất dưới dạng giao diện người dùng Mô phỏng (hỗ trợ zoom đa điểm trên màn hình điện dung, vuốt màn hình để lật trang để đọc nhận xét, hoạt động gửi và lưu), đồng thời nhận ra điện thoại di động, máy tính bảng, công việc hợp tác, Chia sẻ thông minh và điều khiển tương tác các thiết bị đầu cuối di động như máy tính xách tay và thiết bị đầu cuối hiển thị thông minh.
